Data opracowania: 2026-06-10
Działy HR w 2026 roku pracują równolegle na dokumentacji elektronicznej i papierowej. To oznacza, że e-akta nie rozwiązują automatycznie problemu segregatorów, teczek osobowych, kart wynagrodzeń, dokumentów BHP i dokumentów medycyny pracy zalegających w biurze.
Dla managera HR, głównej kadrowej albo właściciela biura rachunkowego najważniejsze pytanie brzmi: czy papierowe akta są przechowywane w sposób, który ogranicza dostęp osób nieupoważnionych i ryzyko uszkodzenia dokumentów przez cały okres retencji? Odpowiedź zwykle wymaga połączenia trzech elementów: procedury, pomieszczenia oraz wyposażenia, czyli dobrze dobranych rozwiązań takich jak szafy metalowe, szafy aktowe, szafy kartotekowe i szafy na akta.
W skrócie
- Na dzień opracowania potwierdzonym aktem referencyjnym jest tekst jednolity rozporządzenia MRPiPS ogłoszony w Dz.U. 2026 poz. 474. Publiczne rejestry nie potwierdzają osobnej czerwcowej nowelizacji zaostrzającej warunki techniczne archiwów zakładowych.
- Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację pracowniczą oraz przechowywać ją w warunkach chroniących przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych.
- Przejście na e-akta nie zwalnia z ochrony papierowych akt bieżących, dokumentów historycznych ani poprzedniej postaci dokumentacji w okresie, w którym pracownik może ją odebrać.
- Otwarty regał przy recepcji, w pokoju kadr dostępnym dla gości albo w strefie sprzątania może zwiększać ryzyko naruszenia poufności danych osobowych.
- Szafa metalowa nie „załatwia RODO” sama w sobie. Może jednak wspierać kontrolę dostępu, procedurę kluczy, porządek w teczkach i audytowalność pracy działu kadr.
Co się wydarzyło?
W Dzienniku Ustaw 7 kwietnia 2026 roku ogłoszono tekst jednolity rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Obwieszczenie porządkuje brzmienie rozporządzenia z 10 grudnia 2018 roku z uwzględnieniem zmiany wprowadzonej rozporządzeniem z 14 marca 2025 roku.
Dla działów kadr praktyczne znaczenie ma nie sama data publikacji tekstu jednolitego, lecz to, że przepisy wprost odnoszą się do warunków prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej. Rozporządzenie obejmuje zarówno akta osobowe, jak i dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Kluczowy dla archiwów papierowych jest § 8 rozporządzenia. Pracodawca ma zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą oraz dostępem osób nieupoważnionych. Przepis wymienia także odpowiednią wilgotność, temperaturę i zabezpieczenie pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.
Wątek cyfryzacji jest równie ważny. Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej musi być prowadzona w systemie zapewniającym m.in. zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem, stały dostęp osobom upoważnionym oraz identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji. To pokazuje kierunek: nawet przy e-aktach organizacja musi zarządzać dostępem, ryzykiem, procedurą i nośnikami.
Kogo to dotyczy?
Ta analiza jest szczególnie ważna dla organizacji, które nadal przechowują dokumentację pracowniczą w formie papierowej albo prowadzą proces przejścia na e-akta:
- działów kadr i płac w przedsiębiorstwach,
- managerów HR i dyrektorów personalnych,
- biur rachunkowych obsługujących dokumentację kadrową klientów,
- agencji zatrudnienia i firm pracy tymczasowej,
- urzędów, jednostek publicznych i instytucji samorządowych,
- szkół i placówek oświatowych prowadzących akta pracowników,
- działów prawnych, compliance i IOD,
- administracji biur wielolokalizacyjnych.
W każdej z tych grup decyzja o archiwum nie jest wyłącznie zakupem mebla. To element organizacji pracy z dokumentami, które mogą być potrzebne przez wiele lat po ustaniu zatrudnienia.
Co to oznacza praktycznie?
Archiwum kadrowe trzeba oceniać jak proces, a nie jak pomieszczenie z regałami. W dokumentacji pracowniczej znajdują się umowy o pracę, zakresy obowiązków, dokumenty płacowe, ewidencje czasu pracy, dokumenty urlopowe, dokumenty BHP, skierowania i orzeczenia medycyny pracy, dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej oraz informacje o rozwiązaniu stosunku pracy. Część z nich może dotyczyć zdrowia lub sytuacji rodzinnej pracownika, a pozostałe dane kadrowo-płacowe mają wysoki ciężar prywatnościowy nawet wtedy, gdy nie są danymi szczególnej kategorii.
Trzymanie takich teczek w segregatorach na otwartych regałach jest ryzykowne organizacyjnie. Dostęp do pokoju kadr mogą mieć osoby sprzątające, serwisanci, petenci, pracownicy innych działów, osoby oczekujące na spotkanie albo dostawcy. Nawet krótki dostęp wzrokowy do nazwisk, numerów PESEL, informacji o nieobecnościach, wynagrodzeniach lub dokumentach medycyny pracy może być problemem dla administratora danych. Art. 32 RODO wymaga doboru środków technicznych i organizacyjnych do ryzyka, a praktyka UODO pokazuje, że dokumentacja papierowa także wymaga realnej analizy i stosowania przyjętych zabezpieczeń.
Z perspektywy logistyki biurowej najpierw trzeba oddzielić dokumentację aktywną od archiwalnej. Akta czynnych pracowników powinny być dostępne szybko, ale tylko dla osób upoważnionych. Tu sens mają szafy kartotekowe na teczki zawieszane, ponieważ szuflady porządkują akta według nazwiska, działu, numeru pracownika albo daty zatrudnienia. Jeżeli w organizacji pracuje kilkadziesiąt lub kilkaset osób, taki układ skraca czas dostępu do akt i ogranicza liczbę sytuacji, w których dokumenty leżą na biurkach.
Drugim kryterium jest masa dokumentacji. Metr bieżący akt może ważyć kilkanaście lub kilkadziesiąt kilogramów, zależnie od rodzaju papieru, segregatorów i stopnia wypełnienia. Drewniane lub przypadkowe meble biurowe mogą się odkształcać przy długotrwałym przeciążeniu, a szuflady bez właściwych prowadnic mogą blokować się podczas pracy. W zapytaniu na szafy metalowe warto podać przewidywaną liczbę teczek, liczbę segregatorów, częstotliwość dostępu i oczekiwaną nośność szuflad lub półek.
Trzecim kryterium jest stabilność. Przy ciężkich szufladach znaczenie mają prowadnice teleskopowe, pełny wysuw, blokada wysunięcia więcej niż jednej szuflady naraz oraz możliwość kotwienia zgodnie z instrukcją producenta. Mechanizm anty-wywrotny nie jest ozdobnym dodatkiem. Ogranicza ryzyko przechyłu mebla, gdy użytkownik otworzy obciążoną szufladę i pracuje przy aktach w pozycji stojącej.
Czwartym kryterium jest zamykanie. W większych szafach aktowych lub kartotekowych warto opisać w zapytaniu zamek centralny, ryglowanie wielopunktowe lub ryglowanie baskwilowe, jeśli wynika to z oceny ryzyka, procedury IOD albo wymagań audytu. Dla konkretnego modelu trzeba potwierdzić mechanizm zamykania w karcie produktu lub w odpowiedzi ofertowej. Nie każda szafa metalowa ma tę samą konstrukcję, ten sam zamek i ten sam zakres ryglowania.
Wreszcie, szafy na akta powinny wspierać procedurę, a nie ją zastępować. Organizacja nadal potrzebuje listy osób upoważnionych, rejestru wydawania kluczy, zasad pracy z dokumentacją po godzinach, instrukcji skanowania, polityki czystego biurka i sposobu niszczenia dokumentów po okresie retencji. Dopiero połączenie wyposażenia i procedur tworzy standard, który można pokazać IOD, audytorowi, PIP albo osobie odpowiedzialnej za compliance.
Pytania kontrolne przed decyzją
- Ile czynnych teczek pracowniczych musi być dostępnych w ciągu zwykłego tygodnia pracy działu HR?
- Ile dokumentacji historycznej wymaga retencji 50-letniej, a ile 10-letniej?
- Czy akta osobowe są przechowywane w zamykanym pomieszczeniu, czy w strefie dostępnej dla osób spoza kadr?
- Czy każda osoba mająca dostęp do dokumentów ma formalne upoważnienie i realną potrzebę dostępu?
- Czy klucze do szaf są ewidencjonowane, przypisane do osób i zabezpieczone po godzinach?
- Czy obecne szafy aktowe i szafy kartotekowe zachowują stabilność przy pełnym obciążeniu?
- Czy dokumenty medycyny pracy, płacowe i dyscyplinarne są wydzielone logicznie albo fizycznie?
- Czy w procedurze wskazano, kiedy dokumenty po retencji są niszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści?
Możliwe kierunki działania
| Status archiwum kadr | Na co zwrócić uwagę w meblach | Możliwe rozwiązania Metaf | Kiedy wysłać zapytanie |
|---|---|---|---|
| Akta czynnych pracowników są używane codziennie | Szuflady na teczki zawieszane, prowadnice teleskopowe, pełny wysuw, blokada anty-wywrotna, zamek centralny | Szafy kartotekowe | Gdy wyszukanie akt trwa dłużej niż kilka minut albo dokumenty często trafiają na biurka |
| Segregatory i dokumenty bieżące zajmują otwarte regały | Regulowane półki, drzwi zamykane, stabilność korpusu, możliwość ustawienia w strefie ograniczonego dostępu | Szafy aktowe metalowe SBM | Gdy dział kadr musi uporządkować segregatory, umowy, listy i dokumenty administracyjne |
| Archiwum zawiera dane osobowe o podwyższonym ryzyku | Kontrola dostępu, procedura kluczy, podział kategorii dokumentów, możliwość oddzielenia zasobów | Szafy RODO oraz szafy aktowe i kartotekowe | Gdy IOD wskazuje potrzebę wydzielenia dokumentacji o ograniczonym dostępie |
| Dokumenty mają wysoką wagę organizacyjną albo wymóg audytu | Wyższy standard zamykania, konstrukcja wzmocniona, dokumenty potwierdzające parametry dla konkretnego modelu | Sejfy i szafy wzmocnione | Gdy zwykła szafa aktowa nie odpowiada ocenie ryzyka lub procedurze wewnętrznej |
| Organizacja nie zna wolumenu akt | Pojemność, metry bieżące, liczba teczek i segregatorów, rezerwa na przyrost dokumentacji | Konfigurator biura | Gdy trzeba przełożyć audyt HR na zestaw szaf do Koszyka i zapytania |
Powiązane rozwiązania Metaf
Szafy kartotekowe na teczki zawieszane
Szafy kartotekowe są właściwym kierunkiem, gdy dział HR pracuje na teczkach osobowych, kartotekach lub aktach wymagających częstego dostępu. Szuflady pozwalają układać dokumentację według pracownika, działu, okresu zatrudnienia albo statusu sprawy. Przy dużym wolumenie akt trzeba zwrócić uwagę na nośność, pełny wysuw, prowadnice i blokadę anty-wywrotną.
Szafy aktowe biurowe RODO
Szafy aktowe metalowe SBM porządkują segregatory, dokumentację bieżącą i szafy na akta w działach administracyjnych. W środowisku HR mają sens przy dokumentach, które nie wymagają pracy w szufladach, lecz powinny być zamykane i odseparowane od ruchu osób nieupoważnionych.
Dla scenariuszy związanych z danymi osobowymi dobrym punktem decyzyjnym jest także hub Szafy RODO. Taki link pomaga porównać szafy aktowe, szafy kartotekowe oraz warianty wzmocnione bez zakładania, że jedna rodzina rozwiązuje każdy przypadek.
Sejfy i szafy wzmocnione
Sejfy i szafy wzmocnione warto rozważyć, gdy dokumenty, nośniki albo klucze mają podwyższone znaczenie organizacyjne. Dotyczy to np. dokumentów zarządczych, nośników backupu, zasobów o ograniczonym dostępie albo dokumentacji objętej wymaganiami audytu. Jeżeli procedura wymaga klasy, atestu, certyfikatu lub odniesienia do standardu typu IMP, trzeba potwierdzić to dla konkretnego oferowanego modelu i dokumentu producenta.
Powłoki lakierowane proszkowo
W archiwum kadrowym liczy się nie tylko zamek. Powierzchnia szafy powinna być trwała, łatwa do czyszczenia i odporna na codzienną eksploatację biurową. Wykończenie malowane proszkowo jest praktycznym kierunkiem przy szafach metalowych, ponieważ ułatwia utrzymanie jednolitego standardu wizualnego i porządkowego w wielu pomieszczeniach. Kolor RAL, sposób czyszczenia i odporność powłoki warto potwierdzić w zapytaniu.
Checklista dla organizacji
- Policz liczbę czynnych pracowników, byłych pracowników oraz dokumentacji przejętej po poprzednich podmiotach.
- Rozdziel dokumentację na akta osobowe, dokumentację czasu pracy, dokumentację płacową, dokumenty BHP, dokumenty medycyny pracy i dokumenty archiwalne.
- Ustal, które zasoby są używane codziennie, które raz w miesiącu, a które tylko przy kontroli lub sporze.
- Zmierz wolumen w liczbie teczek, segregatorów i metrach bieżących akt.
- Określ, które dokumenty wymagają szuflad kartotekowych, a które wystarczająco obsłużą szafy aktowe.
- Wskaż osoby upoważnione do dostępu do dokumentów i ogranicz liczbę kluczy obiegowych.
- Wprowadź rejestr wydania kluczy oraz procedurę przekazania kluczy podczas urlopu lub zastępstwa.
- Sprawdź pomieszczenie: dostęp osób postronnych, wilgotność, temperatura, zalania, nasłonecznienie, ryzyko wyniesienia dokumentów.
- Wyeliminuj przechowywanie teczek na otwartych regałach w strefach dostępnych dla petentów, serwisu lub personelu sprzątającego.
- Wybierz szafy metalowe z parametrami odpowiadającymi formatowi akt, masie dokumentów i częstotliwości użytkowania.
- Przy szafach szufladowych zapytaj o prowadnice, pełny wysuw, nośność i mechanizm anty-wywrotny.
- Przy szafach drzwiowych zapytaj o regulację półek, sposób zamykania, ryglowanie i liczbę kluczy.
- Uzgodnij z IOD, które kategorie dokumentów powinny być oddzielone fizycznie lub organizacyjnie.
- Opisz procedurę skanowania: kto skanuje, gdzie trafia plik, kto potwierdza zgodność odwzorowania i kiedy dokument papierowy wraca do szafy.
- Po upływie okresu retencji niszcz dokumenty w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści oraz zachowaj potwierdzenie wykonania procesu.
FAQ
Czy w 2026 roku wszystkie akta osobowe trzeba przenieść do e-akt?
Nie. Dokumentacja pracownicza może być prowadzona i przechowywana w postaci papierowej albo elektronicznej, przy zachowaniu wymagań właściwych dla danej postaci. Zmiana z papieru na e-akta wymaga odwzorowania cyfrowego i potwierdzenia zgodności zgodnie z przepisami. Do czasu zakończenia procesu papierowe akta nadal trzeba chronić fizycznie.
Czym różni się retencja B50 i B10?
W praktyce kadrowej B50 oznacza dokumentację przechowywaną przez 50 lat, a B10 przez 10 lat, ale konkretne zasady zależą od daty nawiązania stosunku pracy i spełnienia warunków przewidzianych w przepisach. MRPiPS wskazuje m.in. okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, 10 lat od końca roku złożenia raportu informacyjnego albo 50 lat od ustania stosunku pracy. Przed zniszczeniem akt trzeba potwierdzić właściwy okres dla konkretnej grupy pracowników.
Czy szafa metalowa zapewnia zgodność z RODO?
Nie sama. Szafa metalowa może wspierać spełnienie wymagań organizacyjnych i technicznych: ogranicza dostęp, porządkuje dokumenty i ułatwia pracę z kluczami. Zgodność wymaga jednak analizy ryzyka, upoważnień, procedur, rejestru dostępu, zasad udostępniania dokumentów, retencji i reagowania na incydenty.
Czy otwarty regał w pokoju kadr zawsze jest naruszeniem?
Nie należy wydawać takiej oceny bez audytu konkretnego przypadku. Otwarty regał z aktami osobowymi w pomieszczeniu, do którego mają dostęp osoby nieupoważnione, zwiększa jednak ryzyko naruszenia poufności. W praktyce IOD powinien ocenić, kto realnie wchodzi do pomieszczenia, czy dokumenty są widoczne, czy można je wynieść i jak organizacja kontroluje dostęp.
Jak niszczyć dokumenty po upływie okresu retencji?
MRPiPS wskazuje obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści po upływie okresu przewidzianego na odbiór dokumentacji przez pracownika. W firmie warto opisać proces: kwalifikacja dokumentów do zniszczenia, zatwierdzenie przez osobę upoważnioną, protokół, bezpieczny transport i potwierdzenie niszczenia.
Kiedy wybrać szafy kartotekowe, a kiedy szafy aktowe?
Szafy kartotekowe są właściwe, gdy HR często pracuje na pojedynczych teczkach pracowników i potrzebuje szybkiego wyszukiwania w szufladach. Szafy aktowe lepiej pasują do segregatorów, dokumentacji zbiorczej i archiwów podręcznych. Przy mieszanym zasobie warto rozważyć połączenie: szafy kartotekowe na akta czynne oraz szafy aktowe na dokumentację zbiorczą i archiwalną.
Źródła
- Dziennik Ustaw 2026 r. poz. 474 — obwieszczenie MRPiPS w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej — akt ogłoszony 7 kwietnia 2026 r.; data dostępu: 2026-06-10.
- Tekst PDF D2026000047401 — tekst jednolity rozporządzenia; data dostępu: 2026-06-10.
- MRPiPS — Dokumentacja pracownicza — opis obowiązków pracodawcy, okresów przechowywania i zasad zmiany postaci dokumentacji; data dostępu: 2026-06-10.
- MRPiPS — Kontrola przestrzegania prawa pracy i rozstrzyganie sporów — wykroczenia związane z dokumentacją pracowniczą; data dostępu: 2026-06-10.
- UODO — wyjaśnienie dotyczące art. 32 RODO i upoważnień — obowiązek doboru środków technicznych i organizacyjnych do ryzyka; data dostępu: 2026-06-10.
- UODO — WSA podtrzymuje decyzję PUODO o karze za dokumentację papierową — przykład znaczenia analizy ryzyka i faktycznego stosowania środków bezpieczeństwa; data dostępu: 2026-06-10.
Co możesz zrobić teraz?
Zacznij od krótkiego audytu: liczba czynnych teczek, liczba segregatorów, metry bieżące dokumentacji, liczba osób z dostępem i lista pomieszczeń, w których dokumenty są przechowywane. Następnie zdecyduj, czy potrzebujesz przede wszystkim szaf kartotekowych, szaf aktowych, szaf RODO, wariantów wzmocnionych czy zestawu kilku rodzin.
Do planowania archiwum kadrowego użyj Konfiguratora biura Metaf. Konfigurator prowadzi od liczby pracowników, dokumentów i pomieszczeń do orientacyjnego zestawu szaf metalowych, który można dodać do Koszyka i wykorzystać jako podstawę zapytania ofertowego.
Nota informacyjna
Materiał ma charakter informacyjny i nie zastępuje audytu prawnego ochrony danych ani doradztwa w zakresie prawa pracy. Przed reorganizacją struktury fizycznego archiwum kadr skonsultuj się z Inspektorem Ochrony Danych (IOD) swojej organizacji.