Ile segregatorów mieści się w standardowej szafie aktowej? Kalkulator pojemności archiwum

Data opracowania: 2026-05-24

Jeżeli liczysz pojemność archiwum, nie zaczynaj od pytania „jaki symbol szafy wybrać?”. Zacznij od policzenia segregatorów, szerokości grzbietów, liczby poziomów półek i rezerwy na przyrost dokumentacji.

W tym poradniku dostajesz gotowy kalkulator pojemności dla standardowych szerokości szaf aktowych: 600, 800, 1000 i 1200 mm. Możesz go wykorzystać przed zakupem szaf SBM, przed przygotowaniem zapytania ofertowego, przy audycie archiwum, przy planowaniu przeprowadzki działu albo przy porządkowaniu dokumentów przed kontrolą.

Wszystkie liczby traktuj jako szacunek zakupowy, a nie jako gwarantowaną pojemność konkretnego egzemplarza. Rzeczywistą pojemność potwierdza się po sprawdzeniu wymiarów wewnętrznych, sposobu ustawienia segregatorów, typu zamka, wyposażenia i procedury dostępu.

Dla kogo jest ten kalkulator?

Ten poradnik jest dla osób, które muszą kupić właściwą liczbę szaf, a nie tylko „jakąś szafę na dokumenty”.

Najczęstsze role po stronie klienta:

• archiwista lub administracja dokumentacji — liczysz metry bieżące akt, roczniki, kategorie dokumentacji i przestrzeń na wzrost;
• HR i kadry — porządkujesz akta osobowe, dokumentację płacową, segregatory pracownicze i dostęp do dokumentów;
• inspektor BHP lub osoba od compliance — sprawdzasz, czy pomieszczenie, dostęp, obciążenie i organizacja pracy nie tworzą ryzyka;
• facility manager — planujesz ustawienie szaf, przejścia, wniesienie, kolizje z drzwiami i wykorzystanie ścian;
• CFO lub zakupy — chcesz policzyć liczbę modeli, uniknąć niedoszacowania i wysłać porównywalne zapytanie ofertowe;
• dyrektor zakładu, kierownik laboratorium lub administracja produkcji — rozdzielasz dokumenty, instrukcje, karty kontroli, dokumentację techniczną i materiały, których nie wolno mieszać z aktami.

Najważniejsza decyzja zakupowa

Pojemność szafy aktowej zależy od czterech elementów:

1. szerokości półki — 600, 800, 1000 albo 1200 mm;
2. liczby poziomów odkładczych — w wysokiej szafie z 4 półkami zwykle liczysz 5 poziomów;
3. szerokości grzbietu segregatora — najczęściej 50, 75 lub 80 mm;
4. rezerwy operacyjnej — miejsca na wyjęcie segregatora, przekładki, etykiety, wzrost dokumentacji i komfort pracy.

Największy błąd zakupowy polega na tym, że organizacja liczy pojemność „na styk”. Taka szafa wygląda dobrze w dniu dostawy, ale po kilku miesiącach zaczyna się dokładanie segregatorów poziomo, mieszanie roczników i przenoszenie dokumentów do przypadkowych miejsc.

Założenia kalkulatora

W obliczeniach przyjmujemy wariant zakupowy, który jest praktyczny dla biur, urzędów, działów HR i archiwów podręcznych.

Wniosek zakupowy: jeżeli nie znasz jeszcze grzbietu segregatorów, policz wariant 75 mm. To rozsądny punkt startowy dla archiwum biurowego. Dla działów księgowych i HR, gdzie segregatory bywają grubsze, sprawdź także 80 mm.

Wzór: jak policzyć pojemność szafy aktowej?

Użyj tego wzoru, gdy masz własny wymiar, nietypowy model albo mieszane segregatory.

poziomy odkładcze = liczba półek + 1

szerokość użytkowa półki = szerokość nominalna × współczynnik 0,90–1,00

segregatory na jednym poziomie = zaokrąglenie w dół
(szerokość użytkowa półki / szerokość grzbietu segregatora)

pojemność brutto = segregatory na jednym poziomie × liczba poziomów

pojemność planistyczna = pojemność brutto × (1 - rezerwa)

Przykład dla szafy 1000 mm, 4 półek i segregatorów 75 mm:

poziomy odkładcze = 4 + 1 = 5

wariant ostrożny:
szerokość użytkowa = 1000 × 0,90 = 900 mm
segregatory na poziomie = 900 / 75 = 12
pojemność brutto = 12 × 5 = 60 segregatorów
pojemność po rezerwie 15% = 60 × 0,85 = 51 segregatorów

wariant nominalny:
segregatory na poziomie = 1000 / 75 = 13
pojemność brutto = 13 × 5 = 65 segregatorów
pojemność po rezerwie 15% = 55 segregatorów

Decyzja: dla szafy szerokości 1000 mm i segregatorów 75 mm wpisz do planu zakupowego 51–55 segregatorów jako bezpieczną pojemność po rezerwie, a nie 65 jako liczbę docelową do zapełnienia.

Grafika układu półek: jak liczyć poziomy w szafie aktowej?

Wysoka szafa aktowa z 4 półkami może dawać 5 poziomów odkładczych, jeśli dokumenty ustawiasz także na dnie szafy. Nie oznacza to automatycznie, że każdy poziom będzie równie wygodny w codziennej pracy.

Tabela pojemności szafy aktowej dla szerokości 600, 800, 1000 i 1200 mm

Poniższa tabela jest głównym kalkulatorem artykułu. Pokazuje orientacyjną pojemność wysokich modeli SBM przy 4 półkach i 5 poziomach odkładczych.

Jak czytać zakresy? Dolna wartość zakłada ostrożniejsze wykorzystanie szerokości użytkowej. Górna wartość liczy po szerokości nominalnej. Przy zapytaniu ofertowym trzymaj się dolnego lub środkowego zakresu, jeżeli nie masz zweryfikowanego wymiaru wewnętrznego.

Zdjęcia rozwiązań: modele SBM do porównania

SBM 201 M LX — szerokość 600 mm

Zdjęcie z karty produktu Metaf: SBM 201 M LX — wysoka szafa aktowa 1990 × 600 × 435 mm, 4 półki.

Ten wariant ma sens, gdy chcesz uporządkować niewielki zasób dokumentów w małym pokoju, sekretariacie, archiwum podręcznym albo wąskim ciągu komunikacyjnym. Przy segregatorach 75 mm licz ostrożnie około 29–34 miejsc po rezerwie 15%.

SBM 202 M LX — szerokość 800 mm

Zdjęcie z karty produktu Metaf: SBM 202 M LX — wysoka szafa aktowa 1990 × 800 × 435 mm, 4 półki.

To dobry punkt startowy dla administracji, HR, księgowości i działów, które potrzebują standardu powtarzalnego między pokojami. Przy segregatorach 75 mm planuj 38–42 miejsca po rezerwie 15%.

SBM 203 M LX — szerokość 1000 mm

Zdjęcie z karty produktu Metaf: SBM 203 M LX — wysoka szafa aktowa 1990 × 1000 × 435 mm, 4 półki.

To praktyczny standard działowy, gdy liczba segregatorów rośnie, a chcesz ograniczyć liczbę osobnych mebli. Przy segregatorach 75 mm planuj 51–55 miejsc po rezerwie 15%.

Przelicznik metrów bieżących na segregatory

W archiwistyce i zakupach często miesza się dwa skróty:

• mb — metr bieżący dokumentacji lub półki;
• MB — megabajt danych cyfrowych.

W kalkulatorze szaf używaj małego mb dla metrów bieżących.

Do planowania zakupu odejmij rezerwę. Jeżeli tabela mówi, że 5 mb półki może przyjąć około 65 segregatorów 75 mm, bezpieczny plan z rezerwą 15% to około 55 segregatorów.

Przelicznik MB/GB na papier

Ten przelicznik służy wyłącznie do rozmowy planistycznej. Rozmiar pliku nie mówi wprost, ile papieru powstanie po wydruku, bo zależy od skanowania, kompresji, grafiki, koloru, duplexu, załączników i jakości pliku.

Przyjmij roboczo:

• 1 ryza papieru = 500 kartek A4;
• 1 segregator 75 mm = orientacyjnie około 500 kartek, zależnie od przekładek, koszulek i grubości papieru;
• 1 mb luźnego papieru to około 10 000 kartek, jeśli jedna ryza 500 kartek ma około 50 mm grubości;
• dokumenty drukowane dwustronnie zmniejszają liczbę kartek względem liczby stron.

Najbezpieczniejsza metoda: weź reprezentatywną próbkę, np. 100 dokumentów z danego procesu, sprawdź liczbę stron po wydruku, policz liczbę segregatorów i dopiero wtedy skaluj wynik na cały dział lub rocznik.

Jak dobrać szerokość szafy do liczby segregatorów?

Użyj tej tabeli, gdy znasz liczbę segregatorów 75 mm i chcesz szybko dobrać kierunek zakupowy. Założono 20% przyrost dokumentacji, bo w wielu działach zasób nie jest zamknięty w dniu zakupu.

Przy dużych liczbach segregatorów koszt błędu rośnie szybciej niż koszt samej szafy. Błędny wybór oznacza drugą dostawę, niespójne modele, gorsze wykorzystanie ścian i trudniejszą kontrolę dostępu.

Porównanie wariantów: szafa 600, 800, 1000 czy 1200 mm?

Szafa aktowa, kartotekowa, regał zamknięty czy szafa wzmocniona?

Nie każdy dokument powinien trafić do szafy aktowej. Szafa aktowa SBM jest dobrym punktem startowym dla segregatorów, teczek i akt odkładanych na półki, ale nie zastąpi wszystkich rodzin.

Normy, przepisy i procedury: co sprawdzić przed zakupem?

Szafa aktowa nie jest samodzielną gwarancją zgodności z prawem. Jest elementem organizacji dokumentacji, kontroli dostępu i porządku w pomieszczeniu.

Typowe błędy przy liczeniu pojemności archiwum

• Liczenie pojemności po samej szerokości zewnętrznej bez sprawdzenia wymiaru użytkowego.
• Brak rezerwy na przyrost dokumentacji.
• Mieszanie segregatorów 50 mm, 75 mm i 80 mm bez osobnego liczenia.
• Wkładanie dokumentów poziomo nad segregatory, co niszczy czytelność archiwum.
• Kupowanie kilku losowych modeli zamiast jednego standardu dla działu lub lokalizacji.
• Pomijanie masy papieru i nośności podłogi.
• Ustawianie szafy w miejscu, gdzie otwarte drzwi blokują przejście.
• Brak procedury kluczy i brak ewidencji osób z dostępem.
• Mieszanie dokumentów bieżących, archiwalnych, poufnych i przeznaczonych do brakowania.
• Zakładanie, że szafa aktowa zastąpi sejf, szafę wzmocnioną albo szafę chemiczną.
• Brak zdjęcia pomieszczenia lub szkicu ustawienia przy zapytaniu ofertowym.
• Porównywanie ofert bez wskazania liczby półek, wymiarów, koloru RAL, dostawy i ograniczeń wniesienia.

Jak przygotować zapytanie ofertowe do Metaf?

Dobre zapytanie nie musi zaczynać się od symbolu modelu. Może zaczynać się od problemu i liczby dokumentów.

Podaj:

1. liczbę segregatorów dziś;
2. szerokość grzbietu segregatorów: 50, 75, 80 mm lub mieszany zestaw;
3. bufor wzrostu: 15%, 20%, 30% albo konkretny przyrost roczny;
4. typ dokumentacji: HR, księgowość, administracja, techniczna, archiwalna, medyczna, projektowa;
5. częstotliwość dostępu: codziennie, okresowo, rzadko;
6. poziom dostępu: kto ma prawo otwierać szafę;
7. miejsce ustawienia: biuro, archiwum, korytarz zamykany, pokój dokumentacyjny, zaplecze;
8. wymiary pomieszczenia i szerokość dostępnej ściany;
9. ograniczenia wniesienia: piętro, winda, schody, drzwi, próg, strefa dostawy;
10. preferowany kolor RAL albo informację, że kolor ma zostać potwierdzony później;
11. czy zakup dotyczy jednej lokalizacji czy wielu lokalizacji;
12. czy Metaf ma dobrać modele, czy tylko wycenić wskazaną shortlistę.

Jeżeli nie znasz symboli, użyj Kreatora zapytania bez znajomości modeli. Jeżeli znasz liczbę segregatorów, zacznij od Kalkulatora segregatorów A4 albo Kalkulatora pojemności archiwum.

Powiązane konfiguratory Metaf

Jeżeli chcesz przełożyć wynik kalkulatora na zestaw wyposażenia dla pomieszczenia, użyj konfiguratora.

• Konfigurator biura — dobry wybór dla biur, urzędów, administracji, HR, dokumentów, akt i małych archiwów.
• Konfigurator magazynu — dobry wybór dla większych magazynów dokumentów, zapleczy, pomieszczeń gospodarczych i regałów.

Konfigurator nie jest finalną ofertą. Pomaga zebrać dane, porównać rodziny i przygotować wynik do Koszyka lub zapytania ofertowego.

Linki wewnętrzne, które pomogą domknąć decyzję

Rodzina i sektor

• Szafy aktowe metalowe SBM — główna rodzina do segregatorów, teczek, akt i archiwum podręcznego.
• Szafy metalowe dla archiwów i dokumentacji — sektorowa ścieżka doboru dla akt, segregatorów, rysunków i czasu przechowywania.
• Szafy metalowe dla urzędów i administracji — gdy zakup dotyczy wydziałów, referatów i wielu pomieszczeń.

Modele do porównania

• SBM 201 M LX — szerokość 600 mm.
• SBM 202 M LX — szerokość 800 mm.
• SBM 203 M LX — szerokość 1000 mm.
• SBM 212 M LX — szerokość 1200 mm.

Narzędzia

• Kalkulator pojemności archiwum — do przeliczenia segregatorów lub metrów bieżących dokumentów.
• Kalkulator segregatorów A4 — do szybkiego liczenia metrów półek po grzbiecie segregatora.
• Pre-check RODO/HR dla dokumentów — gdy dokumenty zawierają dane osobowe, akta HR lub dokumentację wrażliwą.
• Kreator zapytania bez znajomości modeli — gdy chcesz opisać potrzebę i pozwolić Metaf dobrać warianty.

Poradniki i Metaf Radar

• Szafy aktowe SBM vs szafy kartotekowe SZK — jeżeli wahasz się między półkami a szufladami.
• Kategoria A, B, C dokumentów – jak dobrać szafę metalową do czasu archiwizacji? — jeżeli dobór zależy od czasu przechowywania.
• Ile waży dokumentacja firmowa? — jeżeli liczba segregatorów zaczyna wpływać na obciążenie podłogi i regałów.
• Zamek, ryglowanie czy procedura? — jeżeli pojemność trzeba połączyć z kontrolą dostępu.
• Metaf Radar: NIS2 a fizyczna ochrona dokumentów — jeżeli fizyczny dostęp do dokumentacji wraca jako element odporności organizacji.
• Metaf Radar: limity importu stali UE a zakupy szaf metalowych — jeżeli planujesz większy zakup i chcesz uwzględnić terminy oraz budżet.

Checklista przed zakupem szafy aktowej

Skopiuj tę listę do notatki zakupowej lub zapytania.

• Policzyłeś liczbę segregatorów dziś.
• Zmierzyłeś szerokość grzbietów: 50, 75, 80 mm lub mix.
• Doliczyłeś rezerwę minimum 15%, a przy rosnącej dokumentacji 20–30%.
• Wiesz, czy dokumenty są bieżące, archiwalne, HR, finansowe, techniczne czy mieszane.
• Wiesz, kto ma mieć dostęp do szafy.
• Sprawdziłeś, czy potrzebna jest procedura kluczy lub rejestr dostępu.
• Zmierzyłeś ścianę, przy której stanie szafa.
• Sprawdziłeś promień otwarcia drzwi i szerokość przejścia.
• Wiesz, czy szafa ma stać w biurze, archiwum, zapleczu czy pomieszczeniu kontrolowanym.
• Sprawdziłeś kondygnację, windę, szerokość drzwi i warunki wniesienia.
• Przy dużej liczbie szaf sprawdziłeś masę dokumentacji i nośność podłoża.
• Nie mieszasz dokumentów z chemią, odczynnikami, substancjami łatwopalnymi ani wyposażeniem technicznym.
• Wiesz, czy wystarczy szafa aktowa, czy lepsza będzie kartoteka, regał zamknięty, SRM, szafa wzmocniona albo sejf.
• Masz zdjęcie pomieszczenia lub szkic układu.
• Wiesz, czy kolor RAL ma być standardem całej lokalizacji.
• Wiesz, czy zakup dotyczy jednej lokalizacji, wielu lokalizacji czy etapowania.
• Przygotowałeś listę modeli albo opis problemu do doboru przez Metaf.

FAQ

Ile segregatorów mieści standardowa szafa aktowa?

Dla wysokiej szafy aktowej 1990 mm z 4 półkami i 5 poziomami odkładczymi można przyjąć orientacyjnie: 35–40 segregatorów 75 mm przy szerokości 600 mm, 45–50 przy 800 mm, 60–65 przy 1000 mm i 70–80 przy 1200 mm. Do zakupu dolicz rezerwę, więc realna pojemność planistyczna będzie niższa.

Czy liczyć cztery półki czy pięć poziomów?

Jeżeli szafa ma 4 półki, w kalkulatorze często liczysz 5 poziomów odkładczych, bo dokumenty mogą stać także na dnie szafy. Sprawdź jednak, czy taki sposób użytkowania ma sens dla danego modelu, masy dokumentów i ergonomii pracy.

Jaki grzbiet segregatora przyjąć do kalkulacji?

Jeżeli nie masz danych, przyjmij 75 mm. Dla dokumentów księgowych, HR i archiwów rocznikowych sprawdź też wariant 80 mm. Dla cienkich segregatorów projektowych lub dokumentów bieżących użyj 50 mm.

Czy szafa 1000 mm zawsze mieści 65 segregatorów?

Nie. 65 to liczba nominalna dla segregatorów 75 mm liczona po pełnej szerokości 1000 mm i 5 poziomach. Po odjęciu tolerancji oraz 15% rezerwy planistycznej bezpieczniej przyjąć 51–55 segregatorów.

Kiedy wybrać szafę 1200 mm zamiast 1000 mm?

Wybierz 1200 mm, gdy masz dłuższą ścianę, dużo segregatorów i chcesz ograniczyć liczbę oddzielnych szaf. Sprawdź jednak wniesienie, promień otwarcia drzwi, masę po załadowaniu oraz wygodę pracy przy szerokiej szafie.

Kiedy jedna duża szafa jest gorsza niż dwie mniejsze?

Dwie mniejsze szafy mogą być lepsze, gdy chcesz oddzielić działy, roczniki, dokumenty o różnym poziomie dostępu albo lokalizacje. Są też praktyczne, gdy pomieszczenie ma wnęki, słupy, grzejniki lub ograniczenia wniesienia.

Czy szafa aktowa wystarczy do dokumentów z danymi osobowymi?

Może wspierać fizyczną kontrolę dostępu, ale sama nie zapewnia zgodności z RODO. Sprawdź procedurę kluczy, uprawnienia, lokalizację, zakres danych, rejestr dostępu i reakcję na incydent. Przy dokumentach o wyższym ryzyku porównaj także szafy wzmocnione lub sejfy.

Czy dokumenty HR i księgowe można trzymać w tej samej szafie?

Technicznie bywa to możliwe, ale organizacyjnie często lepiej rozdzielić zasoby według działu, okresu przechowywania i dostępu. Dział HR może wymagać innego poziomu kontroli dostępu niż dokumenty administracyjne lub faktury robocze.

Czy w szafie aktowej można przechowywać dokumenty techniczne z warsztatu?

Tak, jeśli są to dokumenty papierowe, instrukcje, karty przeglądów lub segregatory techniczne. Nie mieszaj ich z narzędziami, częściami, olejami, chemią ani substancjami łatwopalnymi. Dla warsztatu porównaj także szafy warsztatowe i regały.

Czy szafy chemiczne i szafy aktowe są zamienne?

Nie. Szafy aktowe służą do dokumentów, segregatorów i teczek. Szafy chemiczne, szafy ognioodporne i modele HTG to odrębny kierunek dla substancji niebezpiecznych, substancji łatwopalnych, laboratoriów i obszarów wymagających oceny BHP/PPOŻ oraz SDS.

Czy kalkulator pojemności zastępuje pomiar pomieszczenia?

Nie. Kalkulator pokazuje skalę. Przed decyzją zmierz pomieszczenie, drzwi, przejścia, windę, miejsce otwarcia drzwi szafy i sprawdź masę dokumentów. Przy większym archiwum skonsultuj nośność podłoża.

Czy Metaf pokazuje ceny publicznie?

Nie. Metaf działa w modelu zapytania ofertowego B2B. Na wycenę wpływa liczba sztuk, konfiguracja, kolor RAL, dostawa, miejsce wniesienia, akcesoria, skala wdrożenia i ewentualne etapowanie.

Źródła

• Metaf — Szafy aktowe metalowe SBM — rodzina szaf aktowych do dokumentów, segregatorów i teczek; data dostępu: 2026-05-24.
• Metaf — SBM 201 M LX — karta modelu 1990 × 600 × 435 mm, 4 półki; data dostępu: 2026-05-24.
• Metaf — SBM 202 M LX — karta modelu 1990 × 800 × 435 mm, 4 półki; data dostępu: 2026-05-24.
• Metaf — SBM 203 M LX — karta modelu 1990 × 1000 × 435 mm, 4 półki; data dostępu: 2026-05-24.
• Metaf — SBM 212 M LX — karta modelu 1990 × 1200 × 435 mm, 4 półki; data dostępu: 2026-05-24.
• Metaf — Kalkulator pojemności archiwum — narzędzie do szacowania metrażu dokumentów i kierunku doboru szaf lub regałów; data dostępu: 2026-05-24.
• Metaf — Kalkulator segregatorów A4 — narzędzie do przeliczania segregatorów na metry bieżące półek; data dostępu: 2026-05-24.
• Archiwa Państwowe — Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji — materiał o klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji; data dostępu: 2026-05-24.
• ISAP — Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach — akt prawny dotyczący narodowego zasobu archiwalnego i archiwów; data dostępu: 2026-05-24.
• EUR-Lex — Regulation (EU) 2016/679, GDPR — ogólne rozporządzenie o ochronie danych; data dostępu: 2026-05-24.
• UODO — WSA podtrzymuje decyzję PUODO o nałożeniu kary — przykład znaczenia środków organizacyjnych i technicznych przy dokumentacji papierowej; data dostępu: 2026-05-24.

Nota informacyjna

Materiał ma charakter informacyjny, zakupowy i organizacyjny. Nie zastępuje analizy prawnej, audytu RODO, oceny BHP/PPOŻ, pomiaru pomieszczenia, sprawdzenia nośności podłoża ani dokumentacji technicznej konkretnego wyrobu.

Przed decyzją zakupową zweryfikuj aktualne wymagania swojej organizacji, parametry modelu, warunki obiektu i sposób użytkowania szafy. W przypadku dokumentów wrażliwych, dużych archiwów, wielu lokalizacji, pomieszczeń o ograniczonej nośności albo zasobów chemicznych skonsultuj decyzję z osobą odpowiedzialną za obiekt, BHP/PPOŻ, ochronę danych lub archiwum.

Co możesz zrobić dalej?

Policz liczbę segregatorów, wybierz grzbiet 50/75/80 mm i dolicz rezerwę. Następnie uruchom Kalkulator pojemności archiwum albo porównaj modele w rodzinie szafy aktowe metalowe SBM.

Jeżeli nie chcesz wybierać symbolu samodzielnie, przygotuj dane: liczba segregatorów, bufor, typ dokumentacji, lokalizacja dostawy, kolor RAL i ograniczenia pomieszczenia. Z tym zestawem możesz przejść do zapytania o wycenę Metaf albo zapisać wynik w Koszyku zapytania.