Data opracowania: 2026-05-22
Status tematu: aktualna analiza Metaf Radar oparta na publikacji GUS z 18.05.2026 i komunikacie UZP z 20.05.2026.
Laptop lub tablet w administracji to nie tylko urządzenie końcowe. To zasób, który trzeba wydać, odebrać, odłożyć, naładować, przypisać, zabezpieczyć przed dostępem osób nieuprawnionych i ująć w procedurze pracy urzędu.
W skrócie
- GUS podał, że w 2025 r. dostęp do urządzeń przenośnych pozwalających na mobilny dostęp do Internetu w celach służbowych miało 34,4% pracowników administracji publicznej.
- W administracji rządowej wskaźnik dla pracowników wyniósł 51,8%, a w administracji samorządowej 23,4%.
- UZP po CyberGOV 2026 wskazał zamówienia publiczne jako narzędzie budowania cyberbezpieczeństwa, odporności państwa, bezpieczeństwa łańcuchów dostaw i kontroli nad technologią.
- Dla urzędu praktyczny wniosek jest prosty: urządzenia mobilne wymagają fizycznie opisanego miejsca przechowywania, ładowania, wydawania i kontroli dostępu.
- Szafa lub wózek na laptopy i tablety powinny wynikać ze scenariusza pracy urzędu: liczby urządzeń, lokalizacji, zasilania, ewidencji, dostępu i modelu obiegu sprzętu.
Co się wydarzyło?
GUS opublikował 18 maja 2026 r. informację „Wykorzystanie technologii informacyjno-komunikacyjnych w jednostkach administracji publicznej w 2025 r.”. Publikacja pokazuje między innymi skalę korzystania z urządzeń przenośnych, Internetu, usług internetowych i systemów informatycznych w administracji publicznej.
Według GUS w 2025 r. w urządzenia przenośne pozwalające na mobilny dostęp do Internetu w celach służbowych było wyposażonych 51,8% pracowników administracji rządowej i 23,4% pracowników administracji samorządowej. W skali całej administracji publicznej dostęp do tego typu urządzeń miało 34,4% pracowników. GUS podał też, że takie urządzenia zapewniało 99,1% jednostek administracji rządowej oraz 90,0% jednostek administracji samorządowej.
Kilka dni później UZP opublikował relację z CyberGOV 2026. W komunikacie podkreślono rolę zamówień publicznych jako narzędzia wzmacniania cyberbezpieczeństwa, odporności państwa, cybersuwerenności, bezpieczeństwa łańcuchów dostaw i ochrony infrastruktury krytycznej.
Ten artykuł nie jest poradnikiem cyberbezpieczeństwa. CyberGOV 2026 jest tu kontekstem: skoro administracja kupuje i wykorzystuje coraz więcej rozwiązań ICT, musi też uporządkować operacyjną stronę pracy z urządzeniami. Laptop lub tablet ma nie tylko system, konto użytkownika i politykę haseł. Ma także fizyczne miejsce, kabel, ładowarkę, numer inwentarzowy, użytkownika, harmonogram wydawania i osobę odpowiedzialną za dostęp.
Kogo to dotyczy?
- administracji centralnej,
- samorządów,
- urzędów,
- działów IT,
- sekretariatów,
- administratorów budynków,
- zamawiających publicznych.
Co to oznacza praktycznie?
Jeżeli urząd ma laptopy i tablety służbowe, nie wystarczy ustalić, kto instaluje oprogramowanie i kto resetuje hasła. Trzeba też opisać, gdzie sprzęt wraca po pracy, kto może go odebrać, czy jest ładowany w miejscu przechowywania, kto sprawdza kompletność ładowarek i co dzieje się po godzinach pracy urzędu.
W praktyce warto rozdzielić co najmniej cztery grupy sprzętu. Pierwsza to urządzenia osobiste pracowników, które nie powinny mieszać się ze sprzętem służbowym. Druga to urządzenia służbowe przypisane do konkretnych osób. Trzecia to sprzęt współdzielony, na przykład dla sal szkoleniowych, dyżurów terenowych, komisji, zespołów projektowych lub obsługi mobilnej. Czwarta to urządzenia rezerwowe, które często giną z pola widzenia, jeśli nie mają osobnej ewidencji i miejsca odkładania.
Fizyczne przechowywanie wspiera porządek operacyjny. Nie zastępuje polityk cyberbezpieczeństwa, szyfrowania, zarządzania dostępem, procedur RODO ani oceny ryzyka. Może jednak ograniczyć chaos: sprzęt nie leży przypadkowo w sekretariacie, nie krąży bez potwierdzenia zwrotu i nie jest ładowany w prowizorycznych miejscach.
OPZ dla szafy lub wózka powinien opisywać scenariusz pracy, a nie tylko oczekiwany gabaryt. Warto uwzględnić liczbę urządzeń, typy i wymiary laptopów lub tabletów, zasilanie, organizację kabli, wentylację, sposób zamknięcia, model wydawania, lokalizację w budynku oraz to, czy rozwiązanie ma być stacjonarne czy mobilne. Dla wielu urzędów ważne będzie także, czy zakup dotyczy jednej siedziby, kilku wydziałów, sal obsługi, archiwum, sekretariatu czy zespołów pracujących w terenie.
Szafa stacjonarna ma sens, gdy sprzęt wraca zawsze do jednego punktu: serwerowni pomocniczej, pokoju IT, sekretariatu, zaplecza sali konferencyjnej albo kancelarii. Wózek jest lepszy, gdy urządzenia trzeba przewozić między salami, budynkami lub strefami obsługi. Szafki skrytkowe sprawdzają się tam, gdzie priorytetem jest rozdzielenie odpowiedzialności i szybkie odkładanie sprzętu przez wielu użytkowników.
Pytania kontrolne przed decyzją
- Ile urządzeń jest używanych codziennie?
- Ile urządzeń jest rezerwowych?
- Czy sprzęt jest przypisany do pracownika, wydziału, sali czy projektu?
- Czy urządzenia mają być ładowane w miejscu przechowywania?
- Kto ma dostęp po godzinach pracy?
- Czy urządzenia mają być przechowywane z dokumentami, czy osobno?
- Czy urządzenia mają być wydawane z ewidencją?
- Czy zakup obejmuje jedną lokalizację, kilka wydziałów czy wiele jednostek?
Możliwe kierunki działania
| Sytuacja | Co sprawdzić | Możliwe rozwiązania Metaf | Kiedy wysłać zapytanie |
|---|---|---|---|
| Urząd ma pulę laptopów współdzielonych między wydziałami | Liczbę urządzeń w obiegu, liczbę rezerw, miejsce zwrotu, odpowiedzialność za wydanie | Szafy i wózki na laptopy i tablety | Gdy znasz liczbę urządzeń, model wydawania i lokalizację przechowywania |
| Sprzęt jest używany w salach szkoleniowych lub konferencyjnych | Czy urządzenia mają być przewożone między salami, czy wracają do jednego punktu | Wózki na laptopy/tablety lub szafa stacjonarna z miejscem na ładowanie | Gdy można opisać trasę przemieszczania sprzętu i liczbę sal |
| Dział IT przechowuje sprzęt rezerwowy | Podział na sprzęt aktywny, rezerwowy, serwisowy i wycofywany | Szafa zamykana, szafa skrytkowa, osobne strefy dla urządzeń i akcesoriów | Gdy brakuje kontroli nad zwrotem lub kompletnością zestawów |
| Sekretariat wydaje urządzenia na czas spotkań lub pracy terenowej | Ewidencję pobrania, dostęp do kluczy, miejsce po godzinach pracy | Szafy skrytkowe, szafy zamykane, szafy biurowe na dokumenty obok strefy sprzętu | Gdy sprzęt krąży bez jednego punktu wydania i zwrotu |
| Urząd przygotowuje OPZ dla większego zakupu ICT | Liczbę urządzeń, wymagania zasilania, wentylację, zamknięcie, lokalizacje, dostawy częściowe | Dobór szaf i wózków na laptopy i tablety oraz Koszyk | Gdy chcesz zebrać dane do porównywalnego zapytania i ograniczyć doprecyzowania |
Powiązane konfiguratory Metaf
- Konfigurator biura — pomaga uporządkować scenariusz administracyjny: dokumenty, urządzenia, dostęp, skrytki i wyposażenie pomieszczenia.
Konfigurator biura ma sens, gdy urząd nie chce dobierać szafy wyłącznie po wymiarze. W jednym scenariuszu można opisać pokój administracji, sekretariat, zaplecze IT, strefę dokumentów, skrytki i sposób kontroli dostępu. Wynik nie jest finalną ofertą, ale porządkuje dane do Koszyka i zapytania.
Powiązane rozwiązania Metaf
- Szafy i wózki na laptopy i tablety — dla urzędów, które chcą przechowywać, ładować i wydawać większą liczbę urządzeń w jednym standardzie.
- Szafy do ładowania urządzeń — kierunek do sprawdzenia, gdy urządzenia mają wracać naładowane do kolejnego użycia; przed decyzją trzeba opisać liczbę urządzeń, zasilanie i wentylację.
- Szafy ze schowkami — dla skrytek, depozytów i rozdzielenia odpowiedzialności użytkowników.
- Szafy aktowe metalowe SBM — dla dokumentów, segregatorów i materiałów administracyjnych, które powinny być przechowywane oddzielnie od urządzeń.
- Szafy na dokumenty — punkt startowy dla organizacji biura, kancelarii, sekretariatu lub strefy dokumentów obok przechowywania sprzętu.
- Rozwiązania do przechowywania sprzętu współdzielonego — szczególnie wtedy, gdy laptopy lub tablety są przypisane do sal, komisji, zespołów terenowych albo projektów czasowych.
Checklista dla organizacji
- Policz liczbę urządzeń używanych codziennie.
- Policz urządzenia rezerwowe, serwisowe i wycofywane.
- Zapisz typy urządzeń: laptopy, tablety, urządzenia z większymi zasilaczami, akcesoria.
- Określ model przypisania: pracownik, wydział, sala, projekt, pula wspólna.
- Zdecyduj, czy urządzenia mają być ładowane w miejscu przechowywania.
- Sprawdź wymagania zasilania, prowadzenia kabli i wentylacji.
- Ustal, kto ma dostęp w godzinach pracy i po godzinach.
- Wskaż lokalizację: sekretariat, pokój IT, zaplecze sali, kancelaria, magazyn podręczny.
- Oddziel urządzenia od dokumentów, jeżeli procedury jednostki lub charakter danych tego wymagają.
- Opisz ewidencję: wydanie, zwrot, stan urządzenia, kompletność ładowarki, osoba odpowiedzialna.
- Zbierz wymagania OPZ: funkcja, pojemność, zamknięcie, mobilność, lokalizacja, dostawa, montaż.
- Ustal termin zakupu i termin uruchomienia rozwiązania.
- Sprawdź, czy zakup dotyczy jednej lokalizacji czy kilku jednostek.
- Przygotuj zdjęcie lub szkic pomieszczenia, jeżeli ustawienie szafy lub wózka może być ograniczone.
FAQ
Czy szafa na laptopy i tablety rozwiązuje problem cyberbezpieczeństwa?
Nie. Szafa lub wózek porządkują fizyczny obieg sprzętu, ładowanie i dostęp. Nie zastępują szyfrowania, zarządzania kontami, polityk haseł, procedur RODO ani analizy cyberbezpieczeństwa.
Kiedy wybrać szafę stacjonarną, a kiedy wózek?
Szafa stacjonarna ma sens, gdy sprzęt wraca zawsze do jednego pomieszczenia. Wózek warto rozważyć, gdy laptopy lub tablety są przewożone między salami, wydziałami albo budynkami.
Czy sprzęt służbowy i osobisty powinien być przechowywany razem?
Zwykle lepiej rozdzielić sprzęt służbowy, prywatny, współdzielony i rezerwowy. Dokładny model powinien wynikać z procedur jednostki, zasad odpowiedzialności za mienie i wymagań dotyczących danych.
Co wpisać do OPZ przy zakupie szafy lub wózka?
OPZ powinien opisywać liczbę urządzeń, typy sprzętu, sposób ładowania, wentylację, zamknięcie, mobilność, lokalizację, sposób wydawania i ewidencji oraz wymagania dostawy. Nie trzeba zgadywać symbolu modelu, jeżeli opis funkcjonalny jest kompletny.
Czy urządzenia powinny być przechowywane razem z dokumentami?
Nie zawsze. Jeżeli dokumenty zawierają dane wrażliwe, akta lub materiały o ograniczonym dostępie, lepiej zaplanować osobną strefę dokumentów i osobną strefę urządzeń. Wspólne pomieszczenie może działać tylko wtedy, gdy procedura dostępu jest spójna.
Czy w zapytaniu trzeba podawać publiczny budżet?
Nie. W modelu zapytania ofertowego wystarczy przygotować dane techniczne i organizacyjne: liczbę urządzeń, scenariusz pracy, lokalizację, wymagania dostawy, preferowany RAL i termin. Metaf może pomóc dobrać rodzinę rozwiązań bez publikowania cen.
Źródła
- GUS — Wykorzystanie technologii informacyjno-komunikacyjnych w jednostkach administracji publicznej w 2025 r. — dane o ICT, urządzeniach przenośnych, EZD i szkoleniach ICT w administracji publicznej; publikacja z 18.05.2026; data dostępu: 2026-05-22.
- GUS — Kalendarium 18.05.2026 — informacja o publikacji danych ICT w administracji publicznej, w tym o korzystaniu z urządzeń mobilnych; data dostępu: 2026-05-22.
- Urząd Zamówień Publicznych — CyberGOV 2026 — komunikat o roli zamówień publicznych w cyberbezpieczeństwie, odporności państwa, łańcuchach dostaw i wyborze bezpiecznych produktów ICT; publikacja z 20.05.2026; data dostępu: 2026-05-22.
- Metaf — Konfigurator biura — narzędzie do planowania szaf na dokumenty, akta, rzeczy pracowników i małe depozyty w biurach, urzędach i administracji; data dostępu: 2026-05-22.
- Metaf — Szafy i wózki na laptopy i tablety — rodzina rozwiązań do przechowywania, ładowania i organizacji obiegu urządzeń; data dostępu: 2026-05-22.
- Metaf — Dobór szaf i wózków na laptopy i tablety — narzędzie porządkujące liczbę urządzeń, typy sprzętu, ładowanie, mobilność oraz liczbę sal lub lokalizacji; data dostępu: 2026-05-22.
Co możesz zrobić teraz?
Zbierz liczbę laptopów i tabletów, podziel je na sprzęt przypisany, współdzielony i rezerwowy, a następnie opisz model ładowania, wydawania i dostępu po godzinach pracy. Taki zestaw danych możesz przełożyć na scenariusz w Konfiguratorze biura albo dopisać do zapytania z liczbą urządzeń, lokalizacją, zasadami dostępu i informacją, czy sprzęt ma być ładowany w miejscu przechowywania.
Nota informacyjna
Materiał ma charakter informacyjny i nie zastępuje analizy prawnej, RODO, cyberbezpieczeństwa ani formalnej dokumentacji zamówienia publicznego. Przed podjęciem decyzji sprawdź wymagania właściwe dla swojej jednostki i aktualne przepisy.